Sai dove si trova la tua merce. Ma sai cosa sta succedendo?

Una spedizione parte regolarmente dal magazzino. La consegna è prevista per il giorno successivo e il sistema di tracking la segnala in transito. Tutto sembra procedere secondo i piani.

Poi arriva la telefonata del cliente: la merce non è ancora arrivata. 

Il responsabile logistica controlla lo stato della spedizione, ma l’ultimo aggiornamento risale a diverse ore prima. Non è chiaro se il camion abbia subito un ritardo, se sia rimasto fermo durante il trasporto o se la consegna sia stata riprogrammata.

È una situazione che molte aziende conoscono bene e che mette in evidenza una distinzione importante: sapere dove si trova una spedizione non significa necessariamente sapere cosa sta succedendo.

Il tracking permette di seguire gli spostamenti della merce, mentre la visibilità logistica consente di comprendere l’avanzamento delle operazioni, riconoscere eventuali anomalie e intervenire quando qualcosa non procede come previsto.

Per chi gestisce decine o centinaia di spedizioni, questa differenza può incidere sull’organizzazione del lavoro, sui tempi di consegna e sulla qualità del servizio offerto ai clienti.

Vediamo sei modi concreti per utilizzare le informazioni delle spedizioni e individuare dove si nascondono le inefficienze della supply chain.

1. Controlla ogni fase della spedizione, non soltanto la partenza e l’arrivo

Il primo passo per migliorare la visibilità logistica è conoscere le principali tappe del trasporto.

Quando una merce viene affidata a un operatore, la sua movimentazione può prevedere diverse fasi: presa in carico, partenza, transito, arrivo presso il terminal di destinazione, distribuzione e consegna finale.

Ognuna di queste operazioni dovrebbe essere accompagnata, secondo il servizio utilizzato, da informazioni che permettano di ricostruire l’avanzamento della spedizione.

Pensiamo a un pallet che parte regolarmente dal magazzino del mittente, ma che non registra ulteriori aggiornamenti dopo la prima presa in carico.

In questo caso non sappiamo ancora se esista un problema effettivo. Potrebbe trattarsi semplicemente di un aggiornamento non registrato, oppure di un’anomalia operativa che richiede una verifica.

Monitorare i diversi passaggi aiuta a capire dove cercare il problema, evitando di scoprire soltanto al momento della mancata consegna che qualcosa non ha funzionato.

2. Confronta i tempi di consegna previsti con quelli effettivi

Una spedizione può arrivare a destinazione senza problemi apparenti e risultare comunque in ritardo rispetto agli accordi.

Per valutare la qualità di un servizio di trasporto, è necessario confrontare le tempistiche previste con quelle effettivamente registrate.

Supponiamo che un’azienda organizzi regolarmente consegne con un tempo di transito concordato di 48 ore. Se numerose spedizioni richiedono sistematicamente 60 ore, potrebbe esserci uno scostamento strutturale tra la pianificazione e la realtà operativa.

Le cause possono essere diverse: itinerari poco efficienti, tempi di percorrenza sottostimati o difficoltà ricorrenti nella distribuzione.

Confrontando i dati delle spedizioni, il responsabile logistica può verificare se i tempi concordati vengono rispettati e individuare le tratte che richiedono maggiore attenzione.

Il vantaggio è soprattutto organizzativo. Disporre di tempistiche attendibili permette di programmare meglio gli approvvigionamenti, coordinare la produzione e comunicare ai clienti date di consegna più realistiche.

3. Individua dove si accumulano tempi morti e attese

Non tutti i ritardi si verificano durante il viaggio. In molti casi, i problemi nascono proprio quando il camion è fermo.

Le operazioni di carico e scarico rappresentano uno dei momenti più delicati, soprattutto nei grandi stabilimenti industriali e nei centri distributivi della GDO.

Un mezzo può arrivare puntualmente, ma trovare tutte le baie occupate. Oppure può presentarsi senza una prenotazione correttamente registrata e dover attendere la disponibilità di un nuovo appuntamento.

Queste situazioni generano conseguenze che vanno oltre la singola consegna: tempi di fermo, possibili costi aggiuntivi e necessità di riprogrammare le attività successive.

Il monitoraggio degli orari di arrivo e ripartenza, integrato con le informazioni sulle operazioni di carico e scarico, consente di valutare quanto tempo viene effettivamente impiegato presso ciascun punto logistico.

Se le attese sono ricorrenti, è possibile intervenire sulla gestione degli appuntamenti, sul coordinamento con i destinatari o sulla pianificazione delle consegne.

Ridurre i tempi morti significa utilizzare meglio mezzi, personale e risorse, migliorando la produttività complessiva del trasporto.

4. Verifica cosa succede quando la merce passa da un operatore all’altro

Una spedizione non viene necessariamente gestita dallo stesso mezzo o dallo stesso operatore per tutta la durata del trasporto.

Nei servizi groupage e nelle spedizioni internazionali, ad esempio, le merci possono essere trasferite tra diversi vettori e terminal logistici prima di raggiungere il destinatario.

Questi passaggi richiedono un coordinamento preciso. I soggetti coinvolti devono conoscere le caratteristiche della merce, la destinazione, le condizioni di consegna e le eventuali istruzioni operative.

Se un’informazione viene trasmessa in modo incompleto, il rischio è rallentare le operazioni o compromettere la corretta gestione del carico.

Immaginiamo una spedizione destinata a un magazzino che accetta consegne soltanto su appuntamento. Se il vettore incaricato della distribuzione finale non riceve questa indicazione, potrebbe presentarsi senza prenotazione e non riuscire a scaricare.

Ecco perché la visibilità deve riguardare anche il passaggio delle informazioni tra i diversi operatori, non soltanto il movimento fisico della merce.

Una rete logistica ben coordinata riduce le possibilità di errore e facilita la gestione delle spedizioni, anche quando il trasporto coinvolge più soggetti.

5. Riconosci le anomalie prima che diventino emergenze

Sapere che una consegna è in ritardo serve a poco se l’informazione arriva quando ormai non è più possibile intervenire.

Il vantaggio di un monitoraggio efficace è proprio la possibilità di riconoscere tempestivamente le situazioni che rischiano di compromettere la pianificazione.

Pensiamo a un camion che, a causa di una chiusura autostradale, accumula un ritardo significativo.

Se la criticità viene comunicata per tempo, il responsabile logistica può informare il destinatario, verificare la possibilità di modificare la finestra di scarico o riorganizzare le attività previste.

Non sempre sarà possibile recuperare il ritardo. Ma una comunicazione tempestiva permette almeno di limitarne le conseguenze.

Per questo, oltre agli strumenti di tracking, conta la capacità degli operatori di valutare le informazioni e individuare le azioni più appropriate.

La gestione proattiva delle anomalie permette di affrontare gli imprevisti con maggiore organizzazione, anziché dover intervenire soltanto quando il problema è già diventato un’emergenza.

6. Utilizza i dati delle spedizioni per riconoscere i problemi ricorrenti

Una volta completata la consegna, le informazioni raccolte possono diventare uno strumento utile per migliorare la gestione logistica.

Analizzare lo storico delle spedizioni permette infatti di riconoscere criticità che potrebbero sfuggire osservando un trasporto alla volta.

Ad esempio, un’azienda potrebbe accorgersi che alcune destinazioni registrano frequenti ritardi, che determinati clienti richiedono tempi di scarico particolarmente lunghi oppure che una specifica modalità di spedizione genera un numero elevato di riconsegne.

Per individuare queste situazioni non è necessario costruire sistemi di analisi particolarmente complessi. Si può partire da pochi KPI (Key Performance Indicators), come il tasso di puntualità delle consegne, il tempo medio di transito e la percentuale di consegne non riuscite.

Un altro indicatore utile è l’OTIF (On Time In Full), che misura la percentuale di ordini consegnati nei tempi concordati e con le quantità previste.

L’analisi periodica di questi dati aiuta a confrontare le prestazioni delle diverse tratte, valutare la qualità del servizio e identificare le aree di miglioramento.

È anche un ottimo punto di partenza per confrontarsi con il proprio partner logistico su obiettivi concreti e risultati misurabili.

Tracking e assistenza: l’approccio di Movest

Per un’azienda che movimenta merci quotidianamente, ricevere informazioni attendibili sullo stato delle spedizioni significa poter lavorare con maggiore precisione e rispondere tempestivamente alle richieste dei clienti.

Movest utilizza sistemi informatici di tracciabilità e dispositivi di localizzazione satellitare per monitorare l’avanzamento dei trasporti nazionali e internazionali.

Accanto agli strumenti tecnologici, mette a disposizione un servizio di assistenza dedicata, con operatori che conoscono le esigenze specifiche dei clienti e seguono la gestione delle spedizioni.

Dal trasporto nazionale a carico completo e groupage al servizio Pallet Espresso, fino alle spedizioni internazionali realizzate anche attraverso le società del gruppo, l’organizzazione Movest integra monitoraggio, coordinamento operativo e supporto al cliente.

Un approccio che permette di affiancare alla tecnologia le competenze necessarie per gestire le attività quotidiane e affrontare eventuali criticità.

Conoscere i problemi è il primo passo per risolverli

Una supply chain efficiente si costruisce anche attraverso la capacità di osservare e comprendere ciò che accade durante il trasporto.

Controllare le diverse fasi delle spedizioni, confrontare le tempistiche, individuare i tempi morti e analizzare le prestazioni nel tempo permette di riconoscere le inefficienze e intervenire con maggiore precisione.

Il tracking, quindi, non dovrebbe essere considerato soltanto uno strumento per verificare lo stato di una consegna, ma una risorsa utile per migliorare progressivamente l’organizzazione logistica.